无纸化办公室可以帮助环境，但如果没有适当的工作流程系统，它可能会造成流程问题。将所有内容移动到数字空间需要建立文档控制和工作流程，以确保在过渡期间不会丢失任何内容。当物理收件箱退回到历史的垃圾箱时，虚拟垃圾箱必须取代它们。
走向数字化
在无纸化办公室，目标是在线移动所有可能的东西。扫描打印的文档并将其放置在计算机系统上的共享位置，授权用户可以在该位置访问它们。除了环境效益之外，管理良好的无纸化办公室可以使信息比传统的文件系统更容易找到。虚拟归档中的文件夹存储较旧的文档，因此它们不会使经常访问的区域混乱，但在需要时仍可用。
共享日历
将员工日程安排移动到共享日历中可以让雇主管理休假时间和影响工作日程的其他事项。它还允许同事跟踪会议和其他预定活动。共享工作日历的团队能够监控谁在办公室以及谁不在办公室，并且可以在项目中构建工作流程。例如，能够看到主要利益相关者在本周末前往会议，可以激励某人更快地完成关键文件或合同的草稿，以便这些利益相关者有机会在之前提供他们的意见。内容已经完成。
文件管理
无纸化办公室需要一个系统来规定如何维护和存储文件。创建文档命名约定和文件夹结构以使文档易于查找。文档管理系统通常允许“签出”和跟踪更改。这可以防止多个人同时处理文档并允许版本控制。要求在共享位置更新文档可以减少用户下载文件，进行更新并通过电子邮件发送文件然后无法保持正式版本最新时出现的问题。
项目管理
项目管理软件有助于跟踪项目里程碑和截止日期。您需要一个能够跟踪任务和项目进度表的系统，并允许员工指示何时完成某些任务。当新任务需要她注意时，通知应该提醒某人。个人可以跟踪他们自己的项目，而管理人员可以全面了解整个团队正在进行的工作，并根据需要重新分配资源。项目应在完成后进行数字化存档，并结合经验教训，因此当类似项目稍后开始时，很容易发生知识转移。
