业务中一个经常被忽视但又有价值的方面是语音邮件问候语。令人难忘的专业录音带来积极影响。使问候适合公司，同时仍然添加风格与混合的一些个性。最好的外出录音具有适量的风味而不会失去专业的触感。
基本成分
商业语音邮件应该有几个通知的成分。包括拨打分机的人员姓名，公司名称和部门。邀请来电者留言;通常，来电者没有意识到她已经收到语音邮件。告诉客户何时可以收到回电，并在可能的情况下提供备用联系人。添加公司的网站或电子邮件。克里斯托弗·努尔（Christopher Null）在PC World上写道，为了简洁，只留下一个额外的联系人。构建一个简短而又重要的问候语。
无号
避免使用手机录制问候语。问候录音首选地面线。与固定电话相比，手机的音质不如手机好。专业的问候不应该是乱码或破裂。避免标准问候。它们听起来是自动的，非个人的和冷的。确保没有记录背景噪音。记录不佳的电话问候可能会使客户和潜在客户失望。避免使用“嗯”和“嗯”。在录制之前准备一个脚本，以便轻松流动。
一般问候
在手机无人看管的情况下，每天使用一般问候语来拨打每日未接来电。这种问候通常是为来自公司外部的人打的。
“你已到达（公司），在哪里（口号）。这是（姓名），你的（部门）指南。不幸的是，我现在无法接听电话，但留下了一条带有您姓名和电话号码的信息，我会尽快回复您的电话。或者随时给我发电子邮件（电子邮件地址）。“
外出问候
当有人将从办公室离开预定的时间时，使用外出消息。大多数语音邮件服务允许问候语播放一段时间，因此没有人必须记住关闭外出问候语。
“嗨，这是（部门）的（名字）。我不在办公室，直到（约会）。我将全天检查我的语音邮件，所以请给我留言，我会尽快回复你的电话。如果您需要其他帮助，可以通过（电话号码）联系（备用联系人），也可以访问我们的网站（URL）。“
