采购流程和程序

有许多采购程序和流程，但有一些程序应该是所有采购部门共同的。这些包括供应商选择，请求信息，投标提交，投标评估，合同授予和检查。。

供应商选择

组织通常具有由采购部门维护的优选供应商的优选列表。这些公司经过选择过程，最能满足公司的需求。

当需要购买当前首选供应商无法采购的物品时，公司通常会调查市场。该要求将发送给将被要求出价的选定供应商。对于低价值请求，会向已识别的供应商发送非正式的信息请求或报价请求。对于更高价值的物品，将遵循完整的招标程序。从确定最终合同授予的需要起，这通常需要长达六个月的时间。

通常要求供应商在指定的时间和日期之前将其投标书退回给指定的官员。投标可以包括供应商提供的服务或商品的描述，执行所需工作或提供必要供应的建议成本，公司财务信息以及购买组织向潜在供应商提出的任何问题。

一旦投标/投标被退回，购买组织通常有一个特定的时间来评估退货，做出合同决定并通知成功和不成功的供应商。在发送招标文件之前，购买组织将制定评分标准，以便对候选人进行标记和评分。价格和质量等考虑因素通常是评分标准。

一旦对投标进行评估和评分，供应商将获得批准或拒绝通知。成功的供应商也会以书面形式通知。采购最佳做法是为不成功的供应商提供汇报的机会。这使他们能够找出未选择出价的原因，并更好地了解未来的投标。

一旦提供服务/供应，购买组织将检查是否已满足质量，数量和规格。此时，组织将发放付款。在许多情况下，在采购组织和供应组织之间进行合同后会议是标准做法。它为每一方提供了提供反馈的机会，并为未来的合同活动制定了验尸文件。