向一个人发一封商业信函相对简单。您使用美国邮政局的格式写下此人的姓名和地址，并跟进“亲爱的Mr./Mrs./Ms”。当您需要在同一商业信函中处理多个收件人时，事情变得更加复杂。根据收件人的位置，您可以单独为每个收件人发送邮件，也可以在信函底部使用“抄送”符号 - “cc”。
多人，同一地址
在同一组织中寻址多个收件人时，无需多次重复该地址。只需写下每个收件人的姓名和头衔，然后是单个公司地址。它应该看起来像这样：
首席执行官玛丽哈里斯女士
罗伯特马丁内斯先生，设施总监
Philippa Bennett-Price博士，财务总监
Acme Limited
123 Acme Street
列克星敦，肯塔基州40505
然后，您的称呼应按照与地址相同的顺序列出名称，后跟冒号（“：”），例如“亲爱的哈里斯女士，马丁内斯先生和Bennett-Price博士：”写作“亲爱的玛丽，罗伯特和菲利帕：“如果你是名字，那就完全没问题了。向每个人发送单独的信件和信封是礼貌的，因此打印并签署每个收件人的原件。
多人，不同的地址
当同一封信要发送到不同地点的多个收件人时，每个人都会收到一封单独写的信。通过在签名行下方的字母底部放置“cc：”，然后按字母顺序排列其他收件人的姓名，表明您已将该信件发送给其他人。 “CC”代表复印件，参考在复印机发明之前用于制作额外文件副本的复写纸 - 今天，我们使用“礼貌复制”这一短语。请务必修改每个字母中的“cc：”行，以便每个收件人都知道所有其他收件人是谁。如果这对您的收件人有帮助，请添加他们的地址。
当有很多收件人时
当您有许多收件人（如委员会成员）时，可能更适合准备一封写给该组的单个信件，并在信件末尾放置一个分发块。作为一个群体，可以接受更大的群体，例如“亲爱的投资者关系”或“董事会的亲爱的成员”。如果这封信是在你自己的组织内部分发的，那么可以使用非正式的问候语“亲爱的所有人”。
一句警告
虽然有一定的礼节可以向多个收件人发送信件，但没有严格的规则。您的公司可能有自己的风格，可能会或可能不会遵循传统标准。一致性给您的品牌留下了良好的印象，因此请确保您的所有员工在每次业务沟通中都遵循相同的风格。
