与员工进行有效沟通是成为管理者的挑战之一。与个人对话不同，在个人对话中，可以根据接收者的信息量身定制信息，当您与员工作为一个整体交谈时，您必须以适合每个人的方式说话。在撰写负面备忘录时，这可能会特别困难 - 这是一个至关重要或会传递坏消息的备忘录。写下这样的信件需要经理直接，但也很机智。目标应该是鼓励员工改变行动而不会产生不良情绪。
首先传递坏消息。在撰写否定备忘录时，通常最好立即得到坏消息。包括大量的消息引导有几个缺点：首先，它可以使它听起来像你拖延;第二，一些员工可能会在获得备忘录之前停止阅读;第三，如果预期的消息，许多员工无论如何都会跳过介绍。本节的语气应该是直截了当的，事实清楚地说明了。尽量避免愤怒或过度消极。
提供鼓励。在你列出坏消息后，改变备忘录的基调和焦点，使其略微乐观一些。如果你的来信很重要，请提供赞美和鼓励的话。如果你发表了不愉快的消息，请强调积极的一面。你作为经理的工作目标是领导，这项任务永远不会比艰难时期更重要。
提出解决方案。员工在收到否定备忘录时经常遇到的困境之一是不知道他们的主管现在想要采取什么行动。在信函的第三部分和最后部分，概述了员工可以采取的明确行动方案，以改善这种情况。该指示应为员工提供明确的步骤，并应以乐观的语调提供。
大声读出来。在发送备忘录之前，你应该查看它然后大声读出来。首先要对自己大声朗读，然后再向至少一个可以提供反馈的人大声朗读。仔细聆听自己的单词选择，并尝试听到任何可能被误解的语言。在您进行了这些更正之后，应该对该字母进行校对，以便进行语法，标点符号和拼写 - 以向您的员工表明您是否谨慎地写了这封信。
