即使有明确的目标和适当的参与者，会议也可能在没有适当规划的情况下挣扎。使用议程来规划会议可以帮助收集顺利，有效地解决关键问题或主题。提前规划为参加会议的人提供了预期的内容，准备时间以及提供讨论事项的顺序。议程受欢迎的另一个原因是它们节省了每个人的时间。
什么是议程？
简而言之，议程是一份清单或计划。此列表包括将在会议期间讨论的主题和问题。有各种议程格式;会议的目的和类型将决定使用哪种议程格式。通常使用的议程类型包括非正式，正式，优先和定时。熟悉每种议程格式，您可以根据需要有效地选择合适的类型。
非正式和正式
非正式议程基本上是指在会议期间将讨论的非正式项目清单，并且通常在最后一刻被抛在一起。正式议程遵循更多的格式。此格式包括会议类型，列出会议主持人并列出所有与会者。然后议程遵循一个特定的顺序：打电话订购，点名，上次会议的会议记录，公开发行，新业务和休会。
优先和定时
优先议程遵循优先权制度。根据对组的感知重要性给予项目订单。然后按此顺序讨论主题。定时议程是指使用设定的时间线进行会议 - 通常会指定一名时间管理员来帮助完成任务。在这种格式中，议程将按时间间隔设置。例如，9：30-9：35：社交/热身，9：35-9：40：审查目的和期望的结果，9：40-9：50：审查上次会议的会议记录。
底线
在制定议程时，请不要犹豫要求其他参与者提供意见。参与者可以提供有关需要讨论的主题或问题的宝贵见解。拥有适当的参与者是精心策划和成功的会议的关键。所有议程都应包含会议的目的;有明确的预期结果;将议程主题分类为信息共享或信息处理;并以主题总结和后续步骤的讨论结束。
