发货预付款是发给货物买家的通知，让他们知道货物正在运送途中。这些prealerts主要用于海外运输，虽然许多其他只有国内运营的公司也可以使用这些。货物预付款通常通过传真或电子邮件发送给在预计到货日期前几天收货的客户。此通知允许客户有时间准备抵达。
了解装运prealert的目的。许多公司出于礼貌向客户发送prealert。它使客户了解预期货物的交付细节。如果您是运送货物的公司，请向您的客户提供此类礼节性通知。
确定发送通知的方法。用于发送装运prealert通知的最常用方法是通过电子邮件。
标题通知。在通知顶部添加标题“Shipment Prealert”。如果您通过电子邮件发送通知，请在主题行中写下此通知。包括一个简短的声明，告诉客户这可以作为通知，订购的货物正在运送途中。
说明订单的详细信息。装运prealert应说明几个关键信息。它应该清楚地说明您的公司名称，以便立即通知客户谁发送此通知。包括正在使用的运输方式类型，跟踪编号和预计到达日期。
包括任何清关信息。当货物运往海外时，需要完成几个重要文件。这些表格通常由货物的托运人和运输人填写。海关文件确保货物可以通过海关清关。货件prealert包含此信息，以向客户显示已完成的正确表格。如果这些表格未正确完成，则可能会出现装运问题。
附上其他重要文件。对于装运前，许多公司经常附上某些文件，其中可能包括提单，商业发票，装箱单或材料安全数据表，称为MSDS。
包括您的联系信息。这是货物prealert包含的最重要的细节之一。这主要包括客户拨打的电话号码，如果出现任何问题，疑虑或问题。
