雇用和维护员工的所有公司都应为其雇用的每位员工维护员工或人事档案。人力资源经理必须小心，不要将敏感信息包含在一般员工档案中，例如医疗，财务，刑事或安全审查记录。根据州和联邦法律，这些类型的信息必须存储在安全的位置。其他类型的非敏感信息应保存在专门的员工档案中，以便员工审核或用作就业诉讼中的证据。
初步就业记录
有关就业前沟通，职位描述，初始职位申请副本，简历，面试笔记，工作机会，签署的任何验证表格（如阅读和理解员工手册）的信息应保存在员工档案中。
工资，薪资和税务信息
这些类型的文件包括时间表记录，员工填写的W-4表格，出勤记录，直接存款授权，年度W-2声明以及影响员工实得工资的子女抚养费。
绩效评估，评论和事故
如果贵公司定期进行绩效评估，则应将每份关于特定员工的评审副本放在员工的人事档案中。此外，文件中应注明与其他员工或管理层发生争议的任何事件，行为问题，缺勤模式，工作表现不佳以及书面警告。
培训和教育
许多职位需要初步和持续的培训，教育或认证。雇主应记录员工完成的所有培训计划。如果员工获得了与该工作相关的特定课程的完成证书，则应将副本保存在文件中。
紧急联系和好处
无论工作环境是否危险，所有雇主都应保留每位员工的紧急联系人列表。此外，应记录与员工职位相关的所有福利。福利可能包括带薪假期，医疗保险，学费报销计划和其他保险。
