计算机技术正在推动我们进入电子存储时代。各种企业都朝着无纸化办公的方向发展，努力降低成本，提高效率。尽管人们越来越重视计算机化数据，但大部分业务仍然依赖于硬拷贝文档存储。在办公环境中使用横向或垂直文件的决定取决于多种因素。
历史记录保存
多年来，随着人口增长和新业务的诞生，对记录保存的需求也在增加。法律和医学等专业需要完整准确的客户交易书面记录。制造商和零售商依靠客户文件来指导销售和记录购买。过去，对文档存储的需求为那些努力满足各种文件需求的公司创造了行业利基。工作场所文档存储已经从架子上的堆叠纸张和小孔中发展成为许多制造商提供的经过深思熟虑的文件系统。
垂直归档系统
垂直橱柜是流行使用的主要文件柜中较旧的。它们可以由木材或金属制成，并可提供两个，四个或五个抽屉。根据工作兼容性，生成双抽屉文件以匹配标准桌面高度。五个抽屉垂直文件通常为60英寸高，并且在工作办公室中不常用，因为上抽屉太高而不易于进入。它们用于空间非常宝贵的大容量存储区域。垂直文件以两种基本抽屉尺寸提供，以容纳标准字母和法定尺寸的文档。
横向归档系统
横向文件与垂直文件相比具有一些明显的优势。它们可以容纳letter和legal大小的文档。横向文件通常比垂直文件抽屉提供多三分之一的文件库。因为它们可以在桌面高度上使用，所以它们具有文件和书柜的双重用途。两个抽屉在就座时都很容易进入。在工作站需要准备和重复提供某些文件的情况下，横向文件是理想的归档解决方案。由于仅此功能，它们是高管和专业人员的首选备案系统。
提交提示
在为您的企业选择文件柜时，请仔细考虑如何使用文件以及使用何种人员。需要快速访问文档的内部销售代表或技术支持人员最好使用横向文件系统。在承诺横向或垂直归档之前，最好咨询备案专业人员。大型办公设备供应商已经培训了工作人员，可以为特定的企业推荐最有效的申报类型。他们将提供规划和布局方案作为销售过程的一部分。
要考虑的选项
在考虑文件系统时，请咨询几家办公用品公司，以确保您获得最大的收益。通过从经销商或拍卖中购买二手商品来考虑可能的节省。如果财务紧张，请考虑租赁所需的备案设备。
