发票是一种沟通工具，可以告诉您的客户您为他们提供了什么，成本是多少以及应该如何支付。发票可以像带有几种符号的手写纸一样简单，也可以是复杂的，专业设计的计算机化文件。清晰且信息丰富的发票使您的公司对您的客户充满信誉。它们还可以帮助您尽早获得报酬，让您的客户知道您希望他们汇款的时间。
发票号码
发票按顺序编写，发票编号可帮助您按顺序查找或引用特定发票。如果您的发票未计算机化，请按照发票顺序提交，以便您轻松找到所需的发票。如果您购买手工填写的发票垫，它们将带有预先打印的数字，并且发票将被捆绑在一起，因此您无需进行任何额外的工作来保持它们的有序。如果您使用QuickBooks或Square等软件创建计算机化发票，该程序将为您完成工作，并将按顺序发出您的发票。
当您需要返回发票时，例如，如果客户对付款有疑问或者您收到支票并想要将发票标记为付款，只需按发票编号进行搜索即可。您可以使用您选择的任何号码开始发票序列，这样即使您正在编写第一张发票，也可以给它一个更高的数字，以使您的公司看起来更加成熟。
发票上应该是什么？
除发票号外，发票应包括向客户传达必要信息所需的一切，以便您获得付款。除了作为到期金额的通知之外，发票也是一个有用的参考工具，适用于需要知道收到的内容和数量的客户。包含在您的发票上：
- 您公司的名称，地址，电话号码和电子邮件。
- 发票开具日期或产品交付日期。使用一个约会系统或另一个，但要保持一致。
- 您客户的姓名和帐单邮寄地址。
- 您客户的送货地址。
- 订购的每件商品的数量，订购的每件商品的名称或库存号，订购的每件商品的单价以及每件商品的总价，通过将数量乘以单价计算得出。
- 发票上所有项目的应付总金额。
- 如果适用，应缴纳销售税。
- 付款条款，如货到付款或净15（15天付款）。
使用发票快速付款
创建发票时需要一点思考和关心，这可以帮助您更快，更持续地获得报酬。您发送发票的时间越早，您的客户就会越早了解支付的金额以及付款到期的时间。虽然付款条款（如交货和付款之间的时间长度）通常是提前协商的，但在发票上清楚明了地说明这些条款可以作为有用的提醒。如果您的客户支付以前的发票付款，包括当前发票到期的总金额可以通过向客户保存查找到期余额的步骤来加快付款。
