无论您是小公司还是大公司，正确存储和管理业务过程中创建的文档都很重要。这些可以包括从数字文件和纳税申报到合同和项目报告的任何内容。这就是文档和记录管理的用武之地。它的主要目标是处理记录的信息，改进一般的工作流程并提供更快的数据检索。存在几种类型的记录管理系统，并且每种记录管理系
什么是记录管理系统？
缺少业务收据或发票，错误存档的文件和损坏的文件都是企业主的常见投诉。 2005年至2018年间，由于数据泄露，美国有超过2200万条记录被曝光。此外，员工花费一半的时间搜索与公司活动相关的信息。超过26％的受访者表示其组织中的数据管理有些混乱。
大大小小的公司都需要保留一段时间的记录。例如，银行和信用卡对帐单应存放在安全的位置至少七年。纳税申报准备文件也是如此。投资账户报表，取消支票和工资单必须保存至少一年。
如果这些文件丢失或损坏怎么办？想象一下，打开你的计算机，意识到它已经被黑了。如果您的办公楼发生火灾，您的所有文件都可能永远丢失。当然，您可以随时将副本保存在不同的位置，但这会涉及更多空间和更高成本。
记录管理系统，也称为RMS系统，可以使一切变得更加容易。这种软件允许您存储，查找和使用官方记录作为交易，付款和其他业务操作的证据。最新的文档和记录管理程序具有搜索工具，扫描功能，保留和分类工具，合规性跟踪功能等高级功能。
记录管理不仅可以确保您的文件随时可用，还可以改善组织内的工作流程和工作效率。员工将能够快速检索数据，处理信息，识别每个记录系列的所有者并消除冗余数据。
基于云的记录管理软件
使用基于云的记录管理系统，您可以将所有文档放在一个位置。此数字存储解决方案充当组织内文件的仓库，允许您随时随地访问它们。它对于拥有远程团队的公司以及在多个办事处设有办事处的公司尤其有用。
这种类型的RMS软件可以保护您的文件安全，并且无需额外的程序来执行例行备份。此外，它使用户能够将特定文件分配给其他团队成员并实时发送通知，而不是来回发送电子邮件。由于数据存储在主机的服务器上，因此不易受到网络攻击。
企业记录管理软件
大型组织通常选择企业记录管理软件。这些程序具有高级功能，可以存储，组织和处理大量数据。使用企业RMS系统，您可以更轻松地管理物理和数字记录，跟踪每个文件的状态和位置，并将数据从旧系统传输到最新软件。
为获得最佳结果，请选择具有安全用户访问控制，实时数据索引和处置管理机制的程序。可靠的企业RMS系统允许您保留记录，进行全文搜索以及从任何来源以任何格式导入物理和数字记录。这些功能可以简化您的业务运营并带来更好的决策。
这些类型的记录管理软件可以进一步细分为几个其他类别。内容管理系统，文档管理系统和数字成像系统仅举几例。选择哪一个取决于您公司的需求和预算。
