希望举办定期电话会议的公司，组织或大学需要安装适当的硬件来处理每次预期的参与者数量。购买或租赁必要的硬件时，您还需要保护适当的软件和附带的许可证，以使电话会议硬件正常运行。内部信息技术（IT）人员可以处理所需的设置。没有IT人员的组织可以聘请顾问来协助设置。
服务器/处理器
任何可靠的电话会议设置首先需要一个或多个可靠的高性能服务器。 CPU应该快速，大于3 MGhz，RAM至少为1GB，最小100MB以太网接口，应该可以容纳50到100个呼叫者。如果您有参与者从多个位置（例如他们自己的远程办公室）呼叫，他们自己的服务器或电话设备可以处理他们自己的电话会议结束。但是，如果您要在多个公司站点或大学校园中设置电话会议功能，您可能希望在所有可以让人员参与会议的位置安装可靠的服务器。这些服务器不一定需要与主办电话会议的主办公室或校园一样大，除非每个地点都有大量参与者。
网络连接
为了有效地运行或参与电话会议，您需要为预期在给定呼叫中涉及的每50个呼叫者提供至少10Mbps的高速互联网连接。大公司，大学或组织可以通过自己的高速局域网实现这一目标;但是，对于大多数组织而言，实现这一目标的最具预算意识的方法是租用服务器以通过并置工具处理此连接。
IP语音硬件
您可以通过IP语音（VoIP）连接主持最成功的电话会议，这是通过VoIP服务器盒实现的。可以从Internet提供商或技术硬件提供商处获得此硬件。召集电话会议的每个人都在其网站上拥有自己的VoIP硬件并不重要。同样，如果正在为多个位置组织设置电话会议，则需要在公司或大学的所有校区安装VoIP硬件和软件，每个站点都有许多参与者。
音响系统组件
根据您的电话会议设置，您可能需要某种带扬声器的音响系统。如果与不同场所的人群进行电话会议，每个房间都有多人参加，您需要为每个场地配备一个音响系统，以便所有参与者都可以听到。用于电话会议的有效声音系统将包括具有MIDI控制合成器的MIDI端口，数字和模拟音频输入，低噪声音频混合器（软件可控）和扬声器。
耳机（可选）
对于每个参与者在他们自己的计算机上的不同位置的电话会议，将为会议做出贡献的每个参与者将需要具有内置麦克风和静音功能的耳机以阻止环境噪声，直到有人准备发言。对于仅收听电话会议的参与者，可以使用标准耳机。
