工作流程图可视地表示在给定产品或服务的整个工作过程中资源，文档，数据和任务的移动和传输。成功构建的流程图将快速，清晰地表示正确的工作流程。
提高效率和避免瓶颈
许多工作流程可能既复杂又复杂，因此在视觉上表示如何完成任务以提高员工的理解和效率非常重要。工作流程图清楚地说明了谁负责每个阶段，他们需要什么样的文档和资源，以及每个阶段所需的时间。了解员工角色和生产资源需求使管理层能够轻松定义缺陷并缓解瓶颈。瓶颈是工作流程的任何方面，阻碍和减缓过程的整个循环时间。
增加问责制和沟通
通过直观地表示整个工作流程流程，员工不仅可以更好地了解自己的工作职责，还可以更好地了解其他员工的角色，从而提高责任感由于所需的研究和数据编译，创建成功，准确的工作流程图可以增加工作场所的知识。当员工更好地了解工作流程时，沟通也会得到改善。
使用形状显示活动
工作流程图使用与不同类型的活动相对应的特定形状。椭圆形显示工作流程开始和结束的位置。矩形表示流程活动，任务或分析。钻石表示决策过程，通常会产生两个可能的工作流程方向。如果决策的答案是肯定的，则工作流程在预期路线上继续，但如果答案为否，则工作流程可能必须采取另一条路径来解决问题。具有大量钻石形状的图表可能难以在视觉上跟随。圆圈表示从一个活动到另一个活动的连接器。
实施工作流程图
虽然设计工作流程图可能是一个广泛且耗时的过程，但其实现可能更加困难。管理人员不能简单地在工作场所发布图表，并希望员工在没有任何指导的情况下交付图表。大多数图表需要与工作流程改进理论相结合，如精益制造，六西格玛或全面质量管理。 （见参考文献1）
工作流程图的替代方案
一些企业使用工作流程图的替代方案，例如流程，业务规划和流程控制。流程或流程图是与工作流和工作流图非常相似的概念。工作流程比工作流程更具体，更多地关注输入和输出，而不是数据，文档和任务职责的转移。业务规划更侧重于长期目标，而不是改进当前的工作流程。对流量控制感兴趣的经理特别希望改善库存控制。
