通常用行话，首字母缩略词和需要博士理解的方向填写，软件用户手册有时是从开发人员而不是用户的角度编写的。因此，指南可能会对读者的技能水平做出通常不正确的假设。编写好的用户手册的第一步是让实际的编写过程尽可能远离工程师。
软件开发人员比任何人都更了解软件的工作原理，但这并不意味着开发人员应该编写指南。相反，这是一个明显的缺点。比深入理解软件内部工作更重要的是了解最终用户将是谁，他的教育水平是什么，以及最终用户将如何使用该软件。在大多数情况下，最终用户不需要知道编程的精细点和软件的后端工作 - 他们只需要知道如何使用它来使他们的工作更容易。
用户测试
用户手册应该主要面向任务，而不是大量描述。因为编写手册是为了帮助用户理解如何执行特定任务，所以编写者也需要了解这些任务，因此，完成每个功能的每个独立步骤是绝对必要的。作者没有必要知道如何从设计或开发的角度创建程序，但必须具备其所有功能的强大工作知识。在执行每项任务时，请花时间记下每一步，包括点击，下拉菜单和其他操作。
面试过程
虽然开发人员不应该是编写手册的人，但她仍然是作者的宝贵资源，在写作开始之前，计划作者，开发人员和工程师以及潜在的最终用户之间的启动会议，以帮助通知作家的作品从一开始。应记录与主题专家和工程师的访谈，并提供成绩单供以后参考。
意象
用户手册不应过于繁重。相反，结合自由使用图形和屏幕剪辑。对于基于文本的方向以及清楚地说明该方向的屏幕剪辑，动作的描述更加清晰。包括视图之前和之后，以显示在执行每个操作之前屏幕的外观，以及在执行操作后会发生什么。一个简单的屏幕捕获实用程序，如Microsoft Windows中包含的截图工具，可以很好地捕获这些图像。请务必为每个图像编号，并包含一个简要描述它的标题。将其置于首先介绍图像中描述的概念的段落下方。
格式化
在技术文档中明确传达需要在整个指南中规划并仔细遵守标准。演示，语言和术语的标准有助于避免混淆。模板是可用的，并且可以是一致性的良好起点，尽管这些模板当然可以适应每种情况。使用单列的一英寸边距最适合添加图形的需要;双列设置可能显得过于拥挤，并且可能会使图像放置混乱。
版本控制和跟踪
软件用户指南可能会在完成之前经历多次迭代，而不是任何其他类型的文档，并且可能会由多个利益相关者进行审核。使用Microsoft Word上的“跟踪更改”功能可以轻松跟踪每个人的评论和更改。在每个审核周期后创建多个版本，每个版本都有不同的文件名，这也有助于整个过程，并确保所有利益相关者对最终结果感到满意。
