会计师在分析与交易相关的源文档后记录交易。该期刊以一致的格式记录每笔交易，使企业能够轻松了解业务决策的财务结果。当一个实体欠另一个实体的债务时，向债权人偿还债务的义务由“应付账款”表示。应付账款项目在“流动负债”下列入资产负债表。应付账款必须在一段时间以避免违约。
确定交易的性质。当人们和企业欠银行和债权人的钱时，他们有书面义务，称为应付票据。应付票据记录欠款金额和支付的欠款利息。应付票据产生的利息记录在每个季度末。
记下交易日期。输入要在日期右侧借记的帐户。在“借记”列下，在要借记的帐户旁边写下借方值。在要借记的帐户下，记录要记入的帐户。在要记入的帐户右侧，在“信用”列下，写下信用值。列保持借记和贷记交易的组织，以便更快地分析日记帐分录。
写下购买的对象的名称，并与“账户名称和描述”下的“应付票据”相关联。记下“账户名称和描述”下的“应付票据”。在“信用”中写下信用额度柱。
包括描述交易的符号。包括参考编号，以允许在会计系统中跟踪事务。
提示
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按时间顺序列出所有交易。积分总是与账户相反，而不是借记。借记和贷记只是帮助您了解资金是否流入或流出您。
警告
对于要平衡的交易，信用额的总和必须等于借方的总和。会计允许企业识别其财务状况中的问题。记录条目允许企业识别他们何时欠款或欠别人钱。仔细检查所有内容以确保准确记录所有交易。记录不正确的交易会阻止公司准确评估其财务状况，并可能导致欺诈指控。
