规划成功的公约需要在开始基本会议后勤工作之前了解主办组织的全局战略目标。利用您的战略目标，您可以有效地规划如何吸引您想要的与会者，选择正确的场地，选择最好的扬声器，并开发最具吸引力的设施和活动。
确定您的战略目标
组织的会议目标并不总是与会议参与者的目标相同。了解组织举办会议的原因。它可能是为了吸引和留住会员，创造利润，为董事会和委员会成员提供假期待遇或为组织提供媒体宣传。
制定你的战术计划
一旦了解了自己的战略目标，就可以设定战术目标。这些可以包括选择研讨会和演讲者以吸引特定的与会者类型，举办创收贸易展，增加配偶活动以增加出席率，组织社交活动，如高尔夫锦标赛或河上游船，举行颁奖宴会或进行年度投票。会员资格。您的营销计划应包括广告，公共关系，促销和社交媒体策略，以促进会议。
计划预算
确定组织的会议财务目标，并检查您的数字。如果约定是费用，您可能会受限于特定预算。组织可能有利润目标，或者您可能会根据预期收入进行支出。根据乐观和保守的注册和赞助收入创建预测。
概述你的议程
接下来，计划您的活动日程。选择您的日期，地点和活动。许多会议都有一个主题，解释了活动的总体目的，并有助于吸引与会者。您可能需要在董事会或与会者的日期和潜在位置征求意见，并在选择之前对多个场所进行实地考察。查看有关以往会议的信息，了解场地，出勤，财务表现以及与会者和赞助商的反馈。创建一个以与会者签到开始的日历，并概述每天的日程安排。
研究后勤需求
开始联系场地，扬声器，餐饮服务商，娱乐选择，视听公司，打印机和旅游公司。确定如何处理营销，注册，赞助，徽章，签到，贸易展览摊位，礼品袋，程序书籍和网站页面。向外部供应商发送提案请求，如度假村，餐饮服务商，高尔夫球场和旅行社。将您想要的供应商列表和成本放在一起。
写一个提案
准备一份文件，向您的董事会或会议团队展示您的会议计划。包括您对组织目标的理解以及您计划如何实现这些目标。提供活动日程，并附上详细的每日时间表。提出完整的预算。解释您选择主题，地点，研讨会主题，演讲者和社交活动的原因。根据您的研究证明您的出勤，费用和收入预测。
