年度股东大会（AGM）是与董事会成员，股东，投资者和高级管理层召开的会议，旨在审查财务信息，涵盖上一年度的关键决策和变更。 AGM会议记录被编制为会议记录，包含有关会议上做出的任何重大决策的具体细节以及有关当选官员的说明。会议记录通常附在会议期间讨论或提交的报告附录中。
键入组织的名称，然后键入“年度大会会议纪要”。然后键入会议开始的完整日期和时间以及会议的位置。该位置需要包括会议室的名称和举行会议的地点。
写前言。使用罗马数字“I”后跟术语PREAMBLE来介绍与会者。列出出席会议的所有成员，从总统开始。然后列出出席的副总裁，财务主管，秘书和执行成员。本节可以使用全名或首字母和姓氏。
列出观察员和道歉。如果出席的会议参加者不是高级职员或委员会成员，他们可能会被列为观察员或道歉者。如果没有人属于这两个类别，请为每个类别指明“无”。
介绍上次会议的会议记录。在本节中使用罗马数字“II”，然后是“以前的会议纪要”。表明任何移动，借调和结转到本次会议的动议。
介绍会议报告。使用罗马数字“III”开始本节，然后是REPORTS。将报告单独列为附录项目。
记录选举过程。使用罗马数字“IV”表示返回官员，总统，副总统，秘书，财务主管和任何其他民选官员的选举。对于每位候选人，您需要包括：被提名者;他们是由谁提名的;谁支持提名;以及被提名人是否拒绝或接受提名。然后，当选官员将在会议记录内表明。
记录公职人员选举。如果您选举公共支持者，您需要列出被提名人的姓名，以及提名和借调该官员的人员。
列出在会议上通过或提交的任何动议。动议是对某项政策或决定的投票赞成或反对，并可在会议期间提出。在会议记录中列出任何这些讨论，并说明动议是否通过或驳回。
记录“其他业务”项目。在罗马数字“V”下，列出并总结在选举和介绍之外的会议中发生的任何讨论或事件。每个项目的项目符号列表或2到3个句子通常足以在下次会议上进行审核。
列出附录信息和财务数据。 AGM会议记录的最后一部分需要列出会议记录中前面提到的附录，并以财务主管提供的财务数据摘要结束。
提示
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年度股东大会通常每年举行一次，向成员通报上一年的活动，并选举官员和公职人员为即将到来的一年。会议结束后不久，AGM会议纪要可以分发给所有与会者。秘书可能需要在下次会议上提供AGM会议记录的副本以供审查。
