如何编写和发送备忘录

您有效沟通的能力将直接影响您的工作成功。了解如何编写和发送简洁易懂的通信至关重要。业务备忘录是一份简短的文档，针对特定人群，并侧重于特定目的。精心编写的备忘录将帮助您有效沟通并取得成果。除了正确编写之外，确保将备忘录正确发送给需要最多阅读的人员至关重要。

制作你的备忘录

想想你的观众。在开始撰写备忘录之前，请考虑与您沟通的人员的教育水平和经验。还要记住收件人的需求。有些人可能需要更详细的指示和具体的，既定的指导方针，而其他人可以提供一些非常一般的信息，然后自己采取主动。

使用正确的标题格式。在“日期”行中，使用标准缩写。对于“收件人”，您应列出将按名称收到备忘录的每个人。不要使用昵称。使用名字和姓氏，并按字母顺序或按公司内的位置顺序排列。对于“发件人”行，请使用您的姓名以及您所在的部门（如果适用）。

选择具体且信息丰富的主题行。通常，人们会发送含有模糊和一般主题的备忘录。一个特定和简洁的将使收件人更好地了解备忘录引用的内容。例如，一般主题行将显示为“会议”，但特定主题行可能会说“周五会议的销售团队演示”。

打开具体细节。不要浪费时间闲聊或背景。备忘录的第一部分应该准确说出您的需求。使用上面的例子，在销售团队演示中，您可能会打开，“在周五的会议上，销售团队将展示第一季度收入和应付账款数据的幻灯片。”

写下您的备忘录，避免被动语态。备忘录旨在共享信息和请求帮助，因此您需要使用主动语音。在语法和写作中，主动语态意味着句子的主语是活跃的 - 做或做某事 - 而不是让其他事情发生在他们身上。积极的声音会写成：“销售团队将展示幻灯片。”被动的方法将被称为“我们希望销售团队考虑幻灯片演示。”

写下结论。您的结论不一定要复杂，但应该总结备忘录本身引用的要点。

编辑你的工作。很少有事情像发送业务备忘录那样令人尴尬，并且事后意识到你已经在它的中间留下了一个巨大的拼写错误。在发送之前校对您的备忘录，除了进行更正外，还要删除不必要的单词。保持备忘录简洁。

发送备忘录。如果您通过办公室间邮件发送，请确保备忘录中的每个人都获得自己的副本。没有人应该与下一个小隔间的人分享备忘录。

如果可以选择使用电子邮件。应该同时向所有人发送电子邮件备忘录，但您可能希望盲目复制某些收件人。如果您通过电子邮件发送备忘录，请将备忘录的主题放在电子邮件标题的主题行中。不要使用可爱或彩色字体，图像或其他电子邮件加载项。

在您发送备忘录后进行跟进。如果备忘录中提到了截止日期，请务必稍后再与收件人联系。