在阅读其余信函之前，读者将会看到商业信函的称呼。一个写得不好的称呼可能会冒犯读者，并为信的其余部分设置一个不好的语气。通常，在起草商业信函称呼时，您应该采取正式和尊重的方法。如果您不确定，通过他们的头衔和姓氏向某人说话总是合适的。但是，可能存在可以在商业信函中使用名字的情况。
经验法则
一般来说，人们通过商业信函中的标题和姓氏来处理。这是解决商业信函的最正式和最传统的方式，包括通过电子邮件发送商业信函。但是，在某些情况下使用名字是可以接受的。无论你如何选择在商业信函中解决某个人，通常在任何称呼后使用冒号。
熟悉
如果您与您正在致信的人在一个名字的基础上，通常也可以在您的信中以他的名字向该人发表讲话。此外，您可以从业务联系人以前的通信中获取提示，以确定您是否可以使用名字。例如，如果他向您发送了信件并使用他的名字签名，则可以通过商业信函中的名字对某人进行处理。这表明您可以使用更为非正式的方法。
模棱两可的名字
当你写一个你从未见过的人并且第一个名字含糊不清时，比如帕特，莱斯利或克里斯，你可以用姓名和商业信函来解决商业信函，以避免错误地使用性别特定的标题。可以使用其他性别中立的问候，完全避免使用这个名称，例如“可能引起关注的人”或“亲爱的先生或女士”。
何时不使用名字
正式或合法的商业信函应始终通过标题和姓氏来处理，无论读者是否熟悉。在解决女性问题时，作者不应该承担婚姻状况;中性词“女士”应该使用，除非女人特别暗示她更喜欢“太太”。通过在自己的商业信函中使用它或告诉你。如果此人拥有专业头衔，例如“Dr.”，则最好使用此标题。
