在完成的W-9表格上注明的个人信息对于工资核算处理和向国税局报告的付款是必要的。作为最佳实践，请在员工工作的第一天申请完整的W-9，并向任何新承包商发送W-9申请。如果承包商不遵守规定，请发送一封正式信函，其中包含一份令人愉快但非常确定的填写表格的要求。
表格W-9基础知识
W-9表格是一份IRS文件，详细说明了纳税人的姓名，地址，联邦税收分类以及社会安全号码或雇主识别号码。美国国税局并未要求企业保留W-9档案。但是，企业必须收集并报告表格中列出的个人信息，供所有员工和承包商每年支付600美元以上。收集W-9是一种方便的方法。因此，公司应为每位员工和承包商准备一份W-9。
要求W-9
为了确保您从所有员工那里收集W-9，请在新雇员的强制性首日文件中包含W-9表格。要求新员工在现场完成所有文书工作，并在第一天结束时将其返回给人力资源代表。
当您收购新的承包商或供应商时，请附上一份带有初始合同的W-9表格。在W-9请求书中，要求您的供应商尽快完成并返回表格。考虑实施一项政策，仅向供应商支付有效的W-9存档，并在请求函中注明此政策。
跟进
如果您无法从任何员工或承包商处获得完整的W-9，请在付款之前巧妙地传达W-9的必要信息。向员工解释表格上的信息是处理工资单和发放工资单所必需的。如果供应商在一两周内没有退回W-9，请发送第二封请求信以便跟进。如果您已制定了文档化的策略，请提醒供应商，如果没有存档表单，您将无法付款。美国国税局要求您正式申请W-9，因此请保留此信件的副本。
没有W-9
如果您在年底没有为供应商提供W-9，您仍需要向IRS报告付款。填写并向承包商发送1099-MISC表格，并将社会安全号码留空。美国国税局将回复一个通知，告知该号码已丢失，您必须将其与备用预扣通知和另一份W-9副本一起转发给承包商。您有义务预扣未来向该承包商付款的税款 - 目前，预扣税率为28％ - 承包商将从IRS收取50美元的费用。
