医疗记录文件系统使提供商能够安全地存储信息并有效地检索信息。归档系统还可以保护患者可识别的数据。提供者使用的健康信息系统的类型通常取决于设施的类型，设施的大小，治疗的患者数量以及保留的记录量。为较少的患者提供专门护理的较小设施可以选择纸质记录，而具有多个部门和位置的大型组织可以使用电子记录。一些护理提供者使用纸质和电子病历文件归档系统的混合。
医疗记录：对患者和提供者有益
医疗记录支持患者的优质护理，并帮助确保提供护理的人得到适当的报酬。通过记录症状，诊断和治疗，提供者可以使用病史来帮助患者保持健康并更快地从疾病中恢复。他们也可以更快地获得报酬，因为保险公司通常需要高质量的护理证明。
健康保险流通与责任（HIPAA）标准通过提供有关您的护理信息的内容，时间和方式的指南，帮助保护您的隐私。无论他们使用何种类型的文件系统，所有医疗服务提供者都必须遵守这些标准。为了分享某些信息，他们必须获得您的书面同意和签署的发布表格。例如，你隔壁的邻居不能打电话给你的医生，看看你是否是病人，更不用说为什么你去看医生了。即使您的配偶需要签名的发布表格才能与您的医生交谈。保险公司可以访问有限的信息，例如保险账单代码，但不了解有关您的护理的任何其他详细信息。
纸张系统：按字母或数字方式组织
纸质医疗记录的归档系统占用了大量空间。带有彩色编码文件夹的货架，橱柜和抽屉很常见。
这些类型的系统根据可用于存储记录的线性文件数量以及记录的组织方式而有所不同。记录通常按字母顺序或数字顺序组织。
数字归档系统包括以下内容。
- 直接或连续提交：医疗记录按患者编号（即日期 - 月 - 年记录中的日期）按时间顺序提交。
- 终端数字归档：也称为反向数字归档系统，这与直接数字相反，因为记录按最后一位数字排序（即日期 - 月 - 年记录中的年份）。
纸质文件夹通常存放在锁着的门后面和锁着的抽屉里。办公室工作人员跟踪记录请求和记录位置，例如通过需要有人签署记录的结账系统。只有主管可以根据需要在下班后访问记录。
电子归档系统：更易于共享
电子病历是纸质图表的数字版本，其中包含患者在单一实践中的历史记录。提供者使用EMR识别患者的预防性访视和筛查，监测患者的健康状况，跟踪数据并提高护理质量。
使用EMR，用户只能访问记录所需的特定信息。例如，如果用户不必查看全病历史，则系统仅允许访问他们执行工作所需的信息。 EMR系统使用安全措施来防止未经授权的用户访问受保护的健康信息，如病史。这有助于确保满足HIPAA标准，同时允许轻松访问经批准的各方。
强大的电子健康记录还包括管理和计费数据。可以在实践之间共享EMR以提高护理质量，但仍必须根据HIPAA规定在提供者和设施之间共享记录。 Cerner，Epic，McKesson和Meditech等主要软件供应商提供的文件系统允许用户通过名称搜索来访问个别患者的信息。电子文件系统还允许用户查看患者群体的信息，例如搜索共享的人口统计数据或病史，以便他们可以改善社区的健康状况 - 例如，通过确定谁应该进行免疫接种。
混合系统：结合电子和纸质记录
一些医疗实践使用电子记录和纸质记录。他们可以打印数字信息，扫描纸质记录和从任何类型的系统访问信息，以便他们的电子和纸张系统兼容。
例如，某些使用EMR的实践通过扫描纸质信息来更新其文件。或者他们将从电子记录中打印信息，以便护理人员在治疗患者时可以将其记录在纸上。
设施的政策和程序应确定记录的哪些部分是纸质的，哪些部分以电子方式存储。所有新记录均以适当的格式提交。如果记录的一部分是基于纸张的，则应该参考电子部分的位置。
