提案函是以信函形式撰写的综合提案的缩写版本。根据威廉玛丽学院授予的办公室，它通常被发送给选定的私人赞助商。它也可以被视为政府资助机构的预先提案，政府资助机构经常发出征求建议书的请求，以衡量承包商的兴趣和能力。提案函应该从引言开始，吸引潜在客户的兴趣。
确定您的组织。简要说明为什么您有资格参与客户的项目。例如，如果您的建议书涉及建筑项目，请谈谈您在一个或两个近期项目中作为分包商的角色。如果您的信件涉及研究补助金，请说明您的专业知识。例如，如果您申请运输代理机构的资助，请列出您在相关研究项目中的专业知识，例如桥梁安全和公路安全。
从有趣的事实或统计开始。如果您申请研究经费，这项技术特别有用。但是，它必须是相关的。例如，如果您的提案信涉及手机使用研究，请不要引用有关全球变暖的统计数据。为您的数据使用可靠的来源，例如政府网站和同行评审的期刊。
从您的提案将回答的问题开始。介绍是您第一次也是最有可能说服潜在的资助机构，您的研究将满足科学界的实际需求。如果您向潜在的私营部门客户提交未经请求的建议书，请提出问题，例如“您希望您的采购成本下降10％吗？”或者“贵公司将如何受益于全天候按需培训？”然后概述贵公司如何利用其专业知识回答这些问题。
写在第一人称。例如，写道：“我们公司在为中小型企业设计基于网络的培训计划方面拥有专业知识。我们可以帮助您的公司为您的员工和客户实现经济高效的全天候按需培训。“
简明扼要。根据麻省理工学院的写作和人文研究网站，对远程相关材料的漫无边际的讨论可能会让读者感到困惑和烦恼。
