JISC InfoNet将记录管理描述为对所有记录及其包含的信息或数据的系统管理。过去，这些记录以纸张形式存储，每个大型组织都有一个登记处，有时由一队文员管理。今天，电子记录管理系统已经接管。手动和电子记录管理系统都有明显的优点和缺点。
数据检索和共享
许多组织无纸化的主要原因是电子系统容易进行信息检索和共享。当数据保存在纸上并存储在注册表中时，检索它会带来挑战。而且，信息一次只能由一个人使用。虽然电子系统解决了这个问题，但它们也面临着其他挑战。
设备成本和过时的可能性
当一个组织无纸化时，纸上存有大量数据，必须以数字格式进行扫描和存储。此练习所需的硬件和软件需要花费大量资金。除了初始成本之外，电子系统的一个显着缺点是硬件和软件都会在相对较短的时间内过时。硬件可能需要在短短18个月内更换，而软件每2 - 3年更换一次。
电子系统与人民问题
实施电子记录管理系统需要改变员工的态度。许多员工都持怀疑态度，对组织中任何根本性的变化都持怀疑态度，他们不确定这些变化会对他们产生怎样的影响。当较旧的组织文件方式被新的方式取代时，员工会感到失控，这需要通过雇主的保证来解决 - 并且得到系统实施成功的支持。
安全和其他问题
随着电子记录管理系统实现的信息共享的增加，安全问题就出现了。除非采取适当措施，否则公司机密信息最终可能落入坏人之手。此外，当系统被不必要的记录（例如文档副本）堵塞时，记录管理可能成为问题。发现大量记录实际上是垃圾邮件的情况并不少见。
