企业依靠工资会计师来管理和协调工资核算流程。薪资会计师记录与公司工资单相关的费用，产生的负债以及这些负债的支付。薪资会计师还与总账会计师协调财务报表中的工资负债报告。
标准工资单条目
公司根据预定的付款时间表向员工付款。有些公司每周付费，有些每两周付一次，有些则每月付费。当工资会计师记录正常工资单时，她会计算工资，工资扣除额和雇主的工资税。工资扣除包括社会保障和医疗保险的FICA税，联邦所得税和健康保险。支付给员工的净额记录为应付净工资。雇主的工资税包括FICA税，联邦失业的FUTA税和州失业的SUTA税。当会计师进行输入时，她会记录工资总额的工资费用的借方条目。然后，她记录了FICA应付税款，联邦应付所得税，应付健康保险以及员工薪水中的任何其他扣除额。她对应付净工资单进行最终信贷录入。会计师然后记录雇主的工资税负债。她扣除工资税费用和FICA应付税款，FUTA应付税款和SUTA应付税款。应付FICA税，应付联邦所得税，应付健康保险，应付净工资，FUTA应付税款和SUTA应付税款均为工资负债账户。
支付工资负债
当会计师在每个工资核算负债账户中支付余额时，他会将付款记录在会计记录中。他为每个工资核算负债账户扣除余额，并将现金贷记为总金额。
工资责任应计
有时支付期跨越两个会计期间，例如月末。在第一期结束时，会计师记录第一期的工资单部分的工资支出和工资负债。她采用适用于第一期的支付期的百分比，并将该金额乘以工资总额。工资扣除和雇主的工资税是根据适用于第一期的工资总额计算的。会计师使用这些金额创建与记录标准工资核算负债相同的日记帐分录。当下一个期间开始时，会计师会反转工资负债应计项目。这允许她继续正常记录工资单责任条目。
薪资负债的财务报告
工资负债确定公司欠各政府机构，员工和健康保险提供者的金额。公司在短时间内支付工资负债，这使这些账户成为流动负债。会计师在负债部分开头报告资产负债表上的流动负债。
